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敏捷通信计划

项目沟通:为什么这么难?

沟通问题我们都知道理论:通信对项目成功至关重要。你可能听说过这样的建议,例如沟通一些东西“五次以五种不同的方式“为了棍子,为什么这么难?

如果人们只是倾听 - 或阅读我们发送的东西 - 那么通信就会很容易,对吗?这可能看起来是一个合理的假设,而是因为我们是系统的一部分,我们也是问题的一部分。

将信息从一个人的前端获取到另一个人的信息是一个长期的事件,在过程中的转换和噪音。喜欢滚动楼下的球,希望它将降落在底部的杯子里,有很多东西可以沿途出错。

通信和项目故障
有效的沟通对于项目成功至关重要。 PMI研究表明通信故障账户 30% 项目失败。一些在线讨论属性 100% 项目失败沟通失败。

百分比的变异源于我们如何对等问题进行分类,例如改变项目目标或阐明的要求不佳。有些人分开将它们与沟通失败分开,其他人作为一种沟通故障。无论哪种方式,通信都是任何项目经理的关键技能,但我们很少讨论该过程。

通信链条
几种广泛使用的沟通模式介绍了进入过程和挑战所涉及的洞察力。 Shannon和Weaver创建了一个名为“数学通信理论”的流行,看起来像这样:

基本的Comms路径

让我们说我们想宣布我们的新火箭的演示已从周四到星期五移动,因为周四预测了雨和强风。在模型中,我们代表发件人(1);我们决定通过电子邮件发送消息并撰写以下消息正文:“发布延迟到周五的天气问题。相同的场地和时间。

电子邮件的措辞是我们如何编码我们的想法(2)。通过电子邮件提供的书面文本介质是我们通过频道发送的信号(3)。人们收到信号(我们的电子邮件)并解码它以提取出IT(4)的意义。从这个过程中,接收器解释消息(5)。它们可以提供反馈(也会被编码,传输和解码)。

错误的机会
正如我们都知道与人交易,只是因为我们有一个想法并试图将其传达给他人,这并不意味着认为思想将通过这个过程完好无损。作为一个例子,Lucy使用看起来和猜测的阅读方法,看到“发布延迟了......“和她的恐慌,进一步停止阅读,并立即假设整个项目落后。

Pablo,谁的工作是让推进系统耐候,认为这是为了公开羞辱他的工作。比尔已经忙于从发射地点重新安置青蛙,最近打开他的所有电子邮件,但他将在周四准备发布。

这些示例说明了一些可能的结果和通信过程的附加元素。我们选择的单词有一个单一的明确含义,可以通过其他人来解释不同的方式。我们的通信也发生在具有噪声和信息丢失的环境中。最后,发件人和接收者的上下文重要,他们的意图也是如此。这些元素已添加到下图中:

完整的Comms路径

发件人上下文(6)影响所选择的编码和通道,因为接收器上下文(7)也是如此。编码信号通过具有噪声的通道发送和损坏或含义损失(8)的可能性。

语言可能是不精确的,误解的可能性几乎是无穷无尽的。一个简单的“你是怎么找到会议的?”问题可以作为“漫长而无聊”的回答,或者,“我抬起房间位置在平面图上,并在那里走过自助餐厅。”

具有编码,频道选择和解码的故障是广泛的。抛出不同的文化,代,技术术语,以及具有多种含义的首字母缩略词,这是我们有时会完成任何事情的奇迹。我们正在沿着楼梯滚动很多球,但没有多少人在杯中着陆。

狡猾的解决方案
一旦我们欣赏通信的机会,我们可以制作更强大的消息传递系统。

  • 优先事项: 我们可以检查我们的编码和结构,以便首先传达最关键的信息。也许我们从“由于恶劣天气,发射被移动......”如果我们知道延迟的原因将被审查。此外,假设并非所有的通信都将读取到最后,因此在人们扫描它时将关键信息移动到前面。
  • 选择您的频道: 长期指令清单不通过电话传送。短信对于On-Go---the--Take的同步非常非正式地向您与利益相关者发送关键新闻。精致的事项是亲自或手机最合适的,在那里有机会即时Q&A.

考虑您正在传达的信息类型和消息和使用右介质。考虑视觉效果。计划信息可能最好用时间表显示;带地图或落地计划的地理数据。

  • 不要害怕复制并使用多个频道: 我们的大脑都有不同的连线,我们都有独特的偏好(声音,视觉,书面)和中等(F2F,电子邮件,视频,项目网站)。通常,通过不同的频道,以多种格式发送以确保消息通过的方式更安全。

但是,要小心,我们的消息不会被静音或隐藏以创造太多的喋喋不休或噪音。电子工具使其易于隐藏对话,因此清楚地标记重复,以及新的或值得注意的是什么。

  • 寻求确认和反馈: 当我们需要知道一封信时,存在注册邮件服务。我们的一些消息足够重要,以至于我们应该确认他们被收到并理解。所以,也许我们在通过电话交流计划后跟进以确认收据,检查理解并询问是否有任何问题。

同样,我们应该询问我们是否正式沟通,适当和成功。通信计划有助于在项目开始时定义信息,格式和传递频率,但这不是一个曾经和完成的过程。

如果人们拥有他们需要的话,我们应该与人们一起询问人们询问是否有关。阶段盖茨,指导委员会会议,调查和回顾都是检查,学习和调整我们的通信方法的机会。

  • 转向技术: 我们生活在前所未有的信息传输和数据过滤技术的时期。我们现在有更多的工具和通信渠道,但事情仍然混淆并错过了。虽然这些工具可以添加到“压倒性”和频道选择的感觉,但它们也可用于创建安全网并节省时间。

我们可以创建提醒要使用主要利益相关者进行办理登机手续。我们可以从平台转发消息我们不喜欢我们喜欢使用的邮件。工具可以通过许多通道将来自多个来源的信息与许多收件人分发到许多收件人。通过掌握一些基本的通信工具,我们可以增加我们的覆盖范围和释放时间,以思考如何最好地制作我们的信息,误解误解的可能性。

注意间隔
一旦我们意识到,在从我们的头脑到其他人的思想之间克服了一个很大的差距,我们就是建立坚固且可靠的通信系统。我们不能认为我们的邮件将被打开,阅读,解释或考虑我们分配给他们的重要性。

哎呀,我很惊讶你甚至在这篇文章中达到了这里!所以,预计差距,设计你的沟通与冗余,让他们看视觉和引人注目,那么也许 - 只许可能 - 足够的人会收到消息。

 

[注意:有关Mike Griffiths的更多文章,请访问他的博客 www.leadinganswers.com.。 Mike首先为ProjectManagement.com写了这篇文章 这里。]

 

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